Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

  • С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
  • С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
  • Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
  • С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
  • К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
  • Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
  • При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Метод АВС планирования.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.

Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.

Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, — приоритет С.

«Съесть лягушку».


Для рутинных дел существует технология «съешь лягушку».

Утром в первую очередь, вы выполняете неприятное для вас дело, то, которое  готовы откладывать до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, «съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным , а другие задания и вовсе покажутся легкими

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

  1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
  2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
  3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
  4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
  5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
  6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
  7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
  8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.
Предлагаем ознакомиться  5 причин ухудшения памяти и 10 способов улучшить память.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Как документировать планирование рабочего времени

Скрупулезная запись плана рабочего времени и постоянный контроль его выполнения являются предпосылкой планирования. Выделяют следующие виды планов: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.Долгосрочное планирование необходимо для того, чтобы поставить перед собой глобальную цель и идти к ней постепенно, иногда несколько лет или даже десятилетий.

Например, получение образования, карьерный рост и многое другое. Среднесрочное планирование – обычно план на год, где мы распределяем свое рабочее время для решения более конкретных задач.Краткосрочное планирование используют для решения задач, определяющих долгосрочные и среднесрочные планы. Это планы на квартал, месяц, декаду, неделю и день.

В плане на месяц мы уже смело можем ставить определенное количество часов для выполнения того или иного пункта плана. Но самым важным является план на день. В него мы включаем не больше десяти пунктов, третья часть которых – это важные, первоочередные проблемы. Их принято писать на первую половину дня, чтобы к вечеру уже завершить.

Лучше однотипные задачи группировать в блоки, чтобы сэкономить время и силы.Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

Кратко о сервисе

Этот функционал появился в «Битрикс24» осенью 2020 года.

Основные преимущества создания интернет-магазина на «Битрикс24»:

  • создать магазин легко;

  • все заявки, контакты сразу попадают в вашу CRM;

  • в магазине уже встроены функции онлайн-чата, обратного звонка, заявки;

  • не нужно отдельно покупать хостинг.

Предлагаем ознакомиться  Пять причин уволиться, даже если идти некуда

В анонсах и промо-материалах разработчиков говорится, что создать магазин можно за 15-20 минут. Это, конечно, заманчивый рекламный месседж, но в реальности это не совсем так. Да, базовую версию с парой товаров вы, возможно, успеете создать за это время, но важно помнить о том, что для полноценной работы магазина нужно настроить много параметров:

  • подключить разные  способов оплаты;

  • наполнить магазин товарами;

  • настроить интеграцию с каталогом;

  • обучить сотрудников;

  • и много чего еще.

Это займет гораздо больше времени.


Но в конечном итоге у вас получится вполне жизнеспособный магазин для малого бизнеса.

Метод стивена кови

Стивен Кови является экспертом в области планирования и продуктивности. Его основные принципы эффективной работы таковы:

  1. Стремиться к совершенству и искать пути к развитию.
  2. Быть инициативным и открытым к новым возможностям.
  3. Пытаться прежде всего услышать, а уже затем быть услышанным.
  4. Делать сотрудничество выгодным для обеих сторон.
  5. Стремиться добиться в сотрудничестве синергии, т.е. момента, когда результат командной работы превосходит усилия каждого её участника в отдельности.
  6. Просчитывать ситуацию наперёд и понимать, какие действия следует предпринимать первыми.
  7. Обозначать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.

Метод тима ферриса

После выхода книги «Как работать по 4 часа в неделю» Тима Ферриса назвали «гуру продуктивности». В своей работе он советует помнить о законе Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% достижения. Это значит, что перфекционизм является реальной помехой для работы.

Тим Феррис советует не уделять время деталям, а фокусироваться только на действительно важных задачах. Но при этом очень важно планировать день, чтобы работа занимала ровно столько времени, сколько на неё отведено.

  • Создавайте ритуалы для преодоления себя.
  • Фокусируйтесь на 1-2 задачах.
  • Представьте, что произойдет, если вы чего-то не сделаете.
Предлагаем ознакомиться  Как завести отношения с девушкой?

Начать продавать в интернете — легко


Настройка пары блоков, добавление четырех товаров и базовые настройки сайта заняли конечно больше  заявленных 15 минут. Но тем не менее вы сами убедились, что эта работа под силу даже человеку без навыков веб-мастера.

Пробуйте выстраивать свои продажи в интернете, учитесь, набирайтесь опыта и успех обязательно придет. А мы вам в этом поможем.

Ошибки при планировании рабочего дня

  • Отсутствие списка дел.
  • Более 20 пунктов в списке дел на день.
  • Задачи не расставлены по приоритетности.
  • Слишком жёсткий тайминг.
  • Не систематическое планирование.
  • Планирование, не предусматривающее особенности биоритмов.
  • Отсутствие анализа и контроля в конце дня.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Программы планирования дня

Вот некоторые программы, с помощью которых вы сможете оптимизировать процесс планирования, сделать его более систематичным и приятным:

  • Todoist
  • Google Calendar
  • Evernote
  • Doit.Im
  • Things 3
  • Any.do
  • Tick Tick
  • Nirvana

Выводы

Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.

Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!

Оцените статью
Дружелюбный
Adblock detector