Что такое уровень зрелости организации и как его определить?

Вывод: нельзя приступать к процедурам автоматизации до полного выполнения процедуры описания и внедрения единых бизнес-процессов.

Тема бизнес-процессов — это широкое поле для лекций и всевозможных теорий. В рамках данной статьи рассмотрим только одну концепцию, описывающую проблематику систематизации компании, — модель «зрелости бизнес-процессов». Вкратце концепция говорит о том, что у любого процесса существуют уровни или стадии взросления. При этом, перескочить с первой на, скажем, третью невозможно, развитие должно идти эволюционным путем.

Уровень зрелости 1 начальный

На уровне зрелости 1 процессы, как правило, случайные и хаотичные. Организация обычно не обеспечивает стабильной среды. Успех в этих организациях зависит от компетентности и героизма людей в организации, а не от использования проверенных процессов.

Организации уровня 1 зрелости часто производят продукты и услуги, которые работают; однако они часто превышают бюджет и график своих проектов.

Организации уровня 1 зрелости характеризуются тенденцией к чрезмерной приверженности, отказу от процессов во время кризиса и неспособности повторить свои прошлые успехи.

В этом и заключается зрелость бизнес-процесса: переход от хаотичности к самостоятельному исполнению — то есть его автоматизация или — по меньшей мере — готовность к ней.

Отсюда следует вывод: автоматизация процесса фактически является отражением уровня его зрелости. Поэтому в рамках программы автоматизации компании необходимо соотнести каждый бизнес-процесс с приведённой классификацией и оценить уровень зрелости. В зависимости от него станет понятным, какой аспект бизнес-процесса требует доработки, и можно ли этот процесс автоматизировать.

А если количество процессов зашкаливает, однородностью и не пахнет, а ошибки множатся, можно просто обратиться к нам. Мы будем очень рады помочь!

Зачем нужна концепция управления бизнес-процессами

Например, процессы, функционирующие в компании сейчас, были выстроены раньше (вами или предыдущим руководителем). Они устраивали организацию в прошлом, но, возможно, ситуация изменилась. Поэтому нужно непрерывно рассматривать бизнес-процессы, чтобы они отвечали текущим требованиям, искать потенциал для улучшения.

Предлагаем ознакомиться  Успокоительные таблетки для нервной системы взрослого без рецептов

Любому руководителю хочется, чтобы система управления работала, решения принимались и внедрялись заблаговременно, а промежуточные результаты корректировались в штатном режиме.

К сожалению, в жизни все бывает по-другому. Как правило, применяется «ручное управление», не все изменения срабатывают сразу, их приходится менять на ходу и всегда работать нужно в условиях цейтнота («Это нужно было сделать вчера»). Во многих организациях срабатывает не система управления (то есть свод правил, процедур и норм), а стихийное управление, когда решения нужно долго утверждать у топ-менеджеров, не торопясь и спуская их ниже.

Зрелость процессов

Организацию можно сравнить с человеком. Зрелый человек не делает лишних движений, знает короткий путь и умеет достигать поставленной цели. А незрелый прикладывает много усилий, не всегда нужных, и приходит к неожиданным результатам. Для того чтобы оценить уровень эффективности компании, существуют шкалы зрелости процессов.

Зрелость процессов — это способность процесса достигать требуемой цели. Уровень зрелости процессов можно определить по шкале, например, Forrester Research:

  • 0 — отсутствующий. Процессы не осмысленные и не формализованные, потребность не осознана.
  • 1 — спонтанный. Процессы случайные, непоследовательные, незапланированные, неорганизованные.
  • 2 — повторяемый. Процессы интуитивные, не задокументированные, осмысленные и выполняются по мере необходимости.
  • 3 — описанный. Процессы задокументированные, предсказуемые, осмысленные, периодически оцениваются.
  • 4 — измеряемый. Хорошо управляемые, формализованные, часто автоматизированные и регулярно измеряемые процессы.
  • 5 — оптимизируемый. Процессы непрерывные, эффективные, интегрированные, проактивные и часто автоматизированные.

Нулевой уровень — это отсутствующий бизнес-процесс, первый — незапланированные действия, которые совершают «каждый раз, как в первый». 

Второй уровень присваивается повторяемым действиям, вырабатывается алгоритм, но вариативность остается, а утвержденного регламента действий все еще нет. 

Характерные черты третьего уровня — появление регламентов, позволяющих исполнителю сверять реальное течение процесса и описанное в документе. 


Четвертый уровень (очень хороший, стабильный для компании) — это измеряемые бизнес-процессы, которые чаще всего автоматизированы, что позволяет обобщать, анализировать результаты. 

Пятый уровень зрелости подразумевает постоянное совершенствование бизнес-процессов. Его отличие от всех остальных — в понимании всеми участниками необходимости изменений: люди сами предлагают идеи улучшения бизнес-процесса, руководствуясь эффективностью работы.

Все управленческие процессы можно квалифицировать при помощи несложного чек-листа (20-25 вопросов), и определить, насколько они являются зрелыми. Уровень зрелости процесса — это уровень на шкале выбранной модели зрелости процессов, представляющей увеличивающуюся зрелость процесса. Причем каждый следующий уровень строится на зрелости предыдущего. Надо отметить, что в каждой организации в разных подразделениях могут быть разные уровни зрелости.

Предлагаем ознакомиться  Восемь кризисов возраста человека

Сведения об уровне зрелости

Уровни зрелости состоят из предопределенного набора областей процесса. Уровни зрелости измеряются путем достижения конкретных и общих целей, которые применяются к каждому заранее определенному набору областей процесса. В следующих разделах подробно описываются характеристики каждого уровня зрелости.

Уровень зрелости 2 управляемый

На уровне зрелости 2 организация достигла всех конкретных и общих целей областей процессов уровня зрелости 2. Другими словами, проекты организации обеспечили управление требованиями и планирование, выполнение, измерение и контроль процессов.

Дисциплина процесса, отраженная уровнем зрелости 2, помогает обеспечить сохранение существующих практик во время стресса. Когда эти методы внедрены, проекты выполняются и управляются в соответствии с их документированными планами.

На уровне зрелости 2 осуществляется управление требованиями, процессами, рабочими продуктами и услугами. Статус рабочих продуктов и предоставление услуг видны руководству в определенных точках.

Обязательства установлены среди соответствующих заинтересованных сторон и пересматриваются по мере необходимости. Рабочие продукты проверяются заинтересованными сторонами и контролируются.

Рабочие продукты и услуги удовлетворяют установленным требованиям, стандартам и целям.

Уровень зрелости 3 определен

На уровне зрелости 3 организация достигла всех конкретных и общих целей областей процесса, назначенных уровням зрелости 2 и 3.

На уровне зрелости 3 процессы хорошо охарактеризованы и поняты и описаны в стандартах, процедурах, инструментах и ​​методах.

Критическое различие между уровнем зрелости 2 и уровнем зрелости 3 — это область применения стандартов, описаний процессов и процедур. На уровне зрелости 2 стандарты, описания процессов и процедуры могут сильно отличаться в каждом конкретном случае процесса (например, в конкретном проекте).

На уровне зрелости 3 стандарты, описания процессов и процедуры для проекта адаптированы из набора стандартных процессов организации для соответствия конкретному проекту или организационной единице. Набор стандартных процессов организации включает процессы, рассматриваемые на уровне зрелости 2 и уровне зрелости 3.

Еще одно критическое различие заключается в том, что на уровне зрелости 3 процессы обычно описываются более подробно и более строго, чем на уровне зрелости 2. На уровне зрелости 3 процессы управляются более активно с использованием понимания взаимосвязей между процессами и детальными показателями процесс, его рабочие продукты и его услуги.

Предлагаем ознакомиться  Как пережить расставание с любимым человеком

Уровень зрелости 4 количественно управляемый

На уровне зрелости 4 организация достигла всех конкретных целей областей процессов, присвоенных уровням зрелости 2, 3 и 4, и общих целей, назначенных уровням зрелости 2 и 3.

На уровне зрелости 4 выбираются подпроцессы, которые вносят существенный вклад в общую производительность процесса. Эти выбранные подпроцессы контролируются с использованием статистических и других количественных методов.

Количественные цели для качества и производительности процесса устанавливаются и используются в качестве критериев при управлении процессами. Количественные цели основаны на потребностях клиента, конечных пользователей, организации и разработчиков процессов. Качество и производительность процесса понимаются в статистических терминах и управляются на протяжении всей жизни процессов.

Для этих процессов собраны и проанализированы подробные показатели производительности процесса. Выявлены особые причины изменения процесса и, где это необходимо, исправлены источники особых причин, чтобы предотвратить возникновение в будущем.

Показатели качества и производительности процесса включены в хранилище измерений организации для поддержки принятия решений на основе фактов в будущем.

Критическое различие между уровнем зрелости 3 и уровнем зрелости 4 заключается в предсказуемости производительности процесса. На уровне зрелости 4 выполнение процессов контролируется с использованием статистических и других количественных методов и является количественно предсказуемым. На уровне зрелости 3 процессы являются только качественно предсказуемыми.

Функциональный подход

Если смотреть на организацию как на систему последовательных функций, то в функционально-ориентированных компаниях обычно каждое подразделение отвечает за свое поле деятельности.

В организациях с функционально-ориентированным подходом мотивация персонала нацелена на результат работы подразделения, а не компании в целом. Например, отдел продаж продал товар, но департамент производства физически не может выполнить этот заказ. Возможен другой вариант: отдел производства выполнил план, заполнил склад, но отдел продаж не продал всю продукцию. Это приводит к тому, что товар становится неликвидным, списывается, компания терпит убытки.

Функциональный подход плох тем, что каждый отвечает за свою работу, не считаясь с конечным результатом: «К пуговицам претензии есть? Нет? А то, что костюм плохо сидит, вопрос не к нам».

Оцените статью
Дружелюбный
Adblock detector